Legislação

eSocial e a adequação de processos

Por 14 de agosto de 2017 abril 30th, 2019 Nenhum Comentário

Entenda como o eSocial influencia diretamente na adequação de processos da sua empresa e saiba como fazê-la de maneira eficiente, sem contratempos.

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – permite que as empresas enviem ao Governo, de forma unificada, todas as informações relativas aos seus trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso prévio, FGTS e escriturações fiscais.

O objetivo do eSocial é unificar as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e reduzir o número excessivo de formulários e declarações que são enviados separadamente para cada órgão. Com a implantação do eSocial, as obrigações legais serão simplificadas, as informações redundantes serão minimizadas e o resultado será uma melhor qualidade do que é enviado ao Fisco.

Para atender ao eSocial, as empresas precisarão, obrigatoriamente, adaptar seus processos internos. As informações também deverão ser enviadas em prazos mais curtos. Algumas informações que antes eram enviadas apenas mensalmente terão que ser enviadas a cada semana ou, até mesmo, diariamente ou em tempo real.

Alguns processos devem ser adaptados no Departamento Pessoal e, portanto, merecem atenção especial, tais como:

  1. Empregado

O cadastro de empregados – inclusive dependentes – deve estar completo. A Consulta Qualificação Cadastral é um aplicativo on-line que permite que os empregadores identifiquem possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro de Pessoa Física (CPF) e o Número de Identificação Social (NIS) a fim de não comprometer o cadastramento inicial ou admissões de trabalhadores no eSocial.

  1. Prazos

Com o eSocial torna-se impossível cadastrar informações de maneira retroativa. Admissões devem ser enviadas antes da data de admissão. Aumento de salário e troca de função devem ser informados no exato momento que acontecem. O mesmo é válido para as modificações na folha de ponto, adição de atestados e afastamentos.

  1. Pagamentos

Com o eSocial será muito mais fácil rastrear o pagamento de encargos e se este foi feito de maneira correta ou não. Pagamentos realizados com base em médias e os famosos “por fora” serão rapidamente identificados.

  1. Leis

Fique atento aos privilégios concedidos a alguns empregados, a falta de equiparação salarial, a remuneração incompatível com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) e horas extras marcadas sempre no mesmo horário. Estas e outras inúmeras situações irregulares, com certeza, serão percebidas com o eSocial. Siga a lei trabalhista, sem exceções, e evite multas.

  1. Férias

Com o eSocial, “férias somente no papel” e dividir férias em períodos diferentes dos permitidos e anotá-las nas famosas “fichinhas” estão fora de cogitação. O aviso de férias deve ter, no mínimo, 30 dias de antecedência. Estar de férias significa realmente não trabalhar e isto inclui, inclusive, o simples ato de ler e-mails da empresa.

  1. Atestados

Atestados médicos acima de 3 dias de duração deverão ser informados, obrigatoriamente, ao eSocial. O mesmo deve ser feito se atestados menores que 3 dias chegarem a 15 dias de ausência. Lembre-se, também, de fornecer estas informações o mais rápido possível evitando, assim, problemas com o espelho de ponto.

  1. Estagiários

O papel de controlar os estagiários antes destinado às universidades passa a ser do eSocial. Portanto, defina um gestor responsável e registre de maneira completa as informações sobre seus estagiários.

Vale ressaltar que, adaptar os processos da empresa ao eSocial abrange não somente o Departamento Pessoal, mas outras áreas da empresa – RH, Contábil, Fiscal, Financeiro, Saúde e Segurança do Trabalho, Jurídico e Tecnologia da Informação.

É importante que, diante do volume de informações a serem repassadas ao Fisco, as empresas possam contar com profissionais contadores que conheçam plenamente o eSocial. Além disso, a adoção de um sistema automatizado que permita integrar as diversas áreas torna-se essencial à geração de informações coerentes e que, de fato, reflitam a realidade da organização com relação aos seus empregados.

A I.CON utiliza um sistema de gerenciamento de ponta para poder oferecer um atendimento diferenciado aos seus clientes. Sua equipe de profissionais é responsável por garantir que sua empresa atenda 100% as exigências do eSocial.

Se você ainda tem dúvidas sobre o eSocial, nós podemos ajudá-lo. Entre em contato com a I.CON.

 

Fonte:

Portal eSocial – Conheça o eSocial

Administradores – Atenção aos prazos: eSocial para empresas está chegando e deve ser prioridade em 2017

Xerpa – 7 processos para adaptar em 2017 antes do eSocial

 

Fonte Imagens:

Freepik – Peoplecreations

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