Contabilidade

Você tem dificuldade de enviar documentos para o escritório contábil?

Por 30 de abril de 2019 Nenhum Comentário

Donos e donas de empresas ME e EPP constantemente possuem dificuldades ao enviar a documentação contábil para o escritório.Vamos bater um papo sobre isso?

Geralmente os escritórios de contabilidade prestam três tipos de serviços para as empresas que os contratam:

  • Apuração Fiscal: atua em processar as notas de entrada, saída e de serviços da empresa, envio de declarações e emissão dos impostos a pagar, etc;
  • Geração da Folha de Pagamento: atua em processar as horas dos pontos de funcionários, calcular folha de pagamento, emitir recibos e impostos a pagar, enviar declarações, etc;
  • Setor Contábil/Gerencial: trabalha em contabilizar toda a documentação referente a compra e venda, receitas e despesas que a empresa teve em determinado período e gerar relatórios contábil/financeiro que demonstrem ao gestor a situação patrimonial da empresa.

Normalmente, as informações necessárias para gerar a apuração fiscal e a folha de pagamento são enviadas para o escritório contábil sem muita dificuldade. Na realidade, o escritório não precisa pedir mais de uma vez e as informações logo são repassadas.

No entanto, isso não ocorre com as informações e documentos solicitados para o setor contábil/gerencial. Geralmente é solicitado no mínimo três vezes para que a documentação seja enviada. Muitas vezes ela não é enviada no prazo ou nem sequer é enviada.

Talvez os gestores das empresas não compreendam a real importância dessa documentação. Quando o escritório gera a folha de pagamento, de fato estamos trabalhando para o empregado, que é quem vai receber o holerite calculado conforme legislação. Quando estamos gerando a apuração de impostos do fiscal estamos trabalhando para o Fisco, pois ele é quem revisa através das declarações acessórias se tudo está sendo declarado e apurado conforme a lei. O único momento que trabalhamos para o gestor da empresa, gerando informações necessárias para a tomada de decisão, é quando geramos os relatórios contábeis/gerenciais.

Mas por que será que é tão difícil as empresas, principalmente as Micro e Pequenas, enviarem essa documentação para o escritório de contabilidade? Temos duas hipóteses:

  1. Não entendem a real necessidade e quais os benefícios que possuem em fazer a escrituração contábil;
  2. Não possuem organização necessária, tampouco alguém que cuide apenas dessa parte dentro da empresa; alguém que faça esse controle de documentos.

Então, resolvendo a primeira hipótese descrita acima, vou explicar quais os benefícios em manter uma escrituração contábil regular.

A escrituração contábil pode trazer informações importantes para tomada de decisão, do tipo:

  • Valor do lucro ou prejuízo ao final de um período estipulado, podendo verificar qual foi a maior despesa ou maior receita. Possibilita também avaliar qual despesa deve ser cortada para a empresa voltar a ter lucro ou se é necessário prestar mais serviços ou vender mais produtos;
  • Valor das dívidas totais em um determinado período, possibilitado avaliar quanto de dinheiro será necessário para quitá-las e podendo ter uma noção desse nível de endividamento com relação aos valores que a empresa tem a receber. Será que se a empresa receber todos os valores aos quais tem direito até a data X consegue arcar com todas as dívidas?
  • Faz o acompanhamento patrimonial do imobilizado que a empresa tem, gerando relatório de todos os bens que a empresa possui em seu estabelecimento.

Além disso, manter uma escrituração regular gera agilidade na hora que o gestor da empresa precisa prestar informações ao banco, seja para pedir empréstimo ou para atualizar cadastro. Acontece muito das empresas não enviarem a documentação mensalmente e de repente vem até nós com um pedido urgente que precisa levar demonstrativos contábeis ao Banco. IMPOSSÍVEL haha. Essas informações o escritório não tem poder de inventar nem de prever. É responsabilidade da empresa passar as informações e documentos necessários para que seja possível gerar os demonstrativos contábeis com qualidade.

Tratando da segunda hipótese é de suma importância que a empresa possua uma pessoa responsável por repassar os documentos para o escritório. Pois é necessário um controle adequado. Se cada mês é uma pessoa diferente que fará essa parte, haverá com muita certeza falha no processo, gerando dificuldade ou impossibilidade de lançar a contabilidade. O ideal é que o gestor eleja uma pessoa que ficará responsável por isso, se não for ele mesmo. O funcionário do escritório vai entrar em contato com essa pessoa responsável e vai indicar quais documentos são necessários, como deve ser feito esse envio e cuidados que deve ter com todos os documentos que são tramitados.

Sobre a falta de organização da empresa, sabe-se que a maioria delas não fazem controle de caixa, não fazem controle de estoque, não tem noção nem aproximada do que está acontecendo diariamente no seu estabelecimento. Pode estar havendo desvio de dinheiro no caixa, perda no estoque, gastos desnecessários e o gestor nem noção disso tem. Partindo desse princípio, se o gestor da empresa não tem esse controle, obviamente que o escritório não vai poder gerar relatórios e demonstrativos precisos sobre a situação patrimonial da empresa. O que o escritório pode fazer é auxiliar e aconselhar sobre sistemas, procedimentos e métodos para que o gestor comece a ter mais controle da situação financeira patrimonial.

E aí, ficou alguma dúvida? Deixa um comentário!

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